LED Ekran Kiralama Teklifi İçin Hangi Bilgiler Hazırlanmalı?

Kapak görseli temsili ve üretilmiştir; gerçek müşteri projesi veya ölçüm kaydı değildir.

Bir lansman, konferans, konser ya da kurumsal etkinlik için LED ekran kiralamak istediğinizde ilk soru genelde şudur: "Şu ölçüde bir ekran ne kadar tutar?" Ancak kiralama teklifi yalnızca ekran ölçüsüyle hazırlanamaz. Kurulumun ne zaman yapılacağı, ekranın zemine mi oturacağı yoksa asılacağı, mekanın elektrik kapasitesi, kaç görüntü kaynağının bağlanacağı ve etkinlik boyunca bir operatöre ihtiyaç olup olmadığı da toplam kapsamı belirler.

Bu bilgiler teklif aşamasında eksik kaldığında iki sonuç doğar. Ya teklifler birbirinden farklı varsayımlarla hazırlanır ve karşılaştırılamaz, ya da etkinlik günü ek kalemler ortaya çıkar. Bu rehberde LED ekran kiralama teklifi istemeden önce hazırlanması gereken bilgileri ve teklifte ayrı ayrı yazılması gereken kalemleri anlatıyoruz.

Kısa Cevap

LED ekran kiralama teklifi için şu bilgiler hazırlanmalıdır:

• Etkinliğin tarihi, kurulum, prova ve söküm saatleri

• Mekanın adresi, iç veya dış mekan oluşu, yükleme ve erişim koşulları

• Hedef ekran ölçüsü ve izleme mesafesi

• Montaj şekli: zemine oturan sistem mi, asılı sistem mi?

• Mekanın elektrik kapasitesi ve enerji noktası

• Bağlanacak görüntü kaynakları ve canlı yayın veya kamera kullanımı

• İçeriğin kim tarafından, hangi çözünürlükte hazırlanacağı

• Etkinlik boyunca operatör ihtiyacı

Teklifte ise ekran kirası, kurulum ve söküm, nakliye, kontrol ekipmanı, operatör, elektrik ve varsa taşıyıcı sistem ayrı satırlarda yazılmalıdır. Hasar, iptal ve hava koşulu gibi konulardaki sorumluluklar da netleştirilmelidir.

1. Tarih ve Saatler

Kiralama süresi yalnızca etkinlik saatinden ibaret değildir. Ekranın kurulması, test edilmesi, provası ve sökülmesi için de zaman gerekir.

Örneğin akşam yapılacak bir lansmanda ekran bir önceki gün kurulup test ediliyor, etkinlik bitiminden sonra da gece sökülüyorsa, kiralama süresi iki takvim gününe yayılır. Kiralama firmasının "gün" hesabını nasıl yaptığı, yani kurulum ve söküm gününü sayıp saymadığı, baştan sorulmalıdır. Mesai dışı kurulum ve söküm saatleri de ayrı bir maliyet kalemi olabilir.

2. Mekan Bilgileri

• Adres ve mekan türü: İç mekan mı, dış mekan mı? Otel salonu, kongre merkezi, açık alan mı?

• Yükleme ve erişim: Araç mekana ne kadar yaklaşabiliyor? Yük asansörü, kapı genişlikleri ve koridor ölçüleri ekipmanın geçişine uygun mu?

• Mekan kuralları: Kurulum saatleri, tavana veya zemine müdahale izinleri, yangın ve güvenlik kuralları

• Sahne ve zemin: Ekran sahnenin üstüne mi, arkasına mı, zemine mi konacak? Zemin düz mü, yükü taşıyabilir mi?

• Fotoğraflar ve kat planı: Ekranın konacağı alanın fotoğrafları ve mümkünse ölçülü bir kat planı

Dış mekan etkinliklerinde ise yağmur, rüzgâr ve güneş durumu için bir B planı konuşulmalıdır.

3. Ekran Ölçüsü, Oranı ve Çözünürlüğü

Kiralık LED ekranlar genellikle hızlı kurulup sökülebilen kabinlerden oluşur. Ekran ölçüsü bu kabinlerin katlarıyla belirlenir. Sektörde 500 × 500 mm ve 500 × 1000 mm gibi kabin ölçüleri sık görülür.

Hesap Örneği: 500 × 500 mm Kabinle Ekran Ölçüsü

Hedef ekran yaklaşık 4,5 × 2,5 m olsun:

Hesap örneğidir. Kabin ölçüsü ve kabin başına piksel değerleri temsili örneklerdir, Ekras kiralık stok bilgisi değildir; gerçek değerler kiralanacak modele göre teyit edilmelidir.

Bu hesap iki şeyi gösteriyor. Ekranın çözünürlüğü genellikle 1920 × 1080 değildir. Ayrıca aynı ölçüde farklı modellerle farklı çözünürlükler elde edilir. Bu yüzden teklifte ekranın gerçek piksel çözünürlüğü yazılmalı ve içerik bu çözünürlüğe göre hazırlanmalıdır.

İzleme mesafesi de belirtilmelidir. İzleyicilerin ekrana en yakın ve en uzak mesafesi, uygun pixel pitch'in seçilmesini sağlar. Bu konuyu izleme mesafesine göre pixel pitch seçimi rehberinde ele aldık.

4. Montaj Şekli

Asılı kurulumlarda mekanın asma noktalarının kapasitesi mekan yönetiminden öğrenilmeli, asma işi yetkili ve deneyimli bir ekip tarafından yapılmalıdır. Taşıyıcı sistem kiralık ise teklifte ayrı bir kalem olarak yazılmalıdır.

5. Elektrik

• Mekanın elektrik kapasitesi: Ekran ve diğer teknik ekipman için yeterli güç var mı?

• Enerji noktası: Ekrana ne kadar uzakta? Pano veya güç noktası nerede?

• Toplam güç: Kiralama firmasından ekranın ve kontrol ekipmanının toplam güç değeri yazılı olarak istenmelidir.

• Jeneratör ihtiyacı: Dış mekan etkinliklerinde veya mekan kapasitesi yetersizse jeneratör gerekebilir. Jeneratörün kim tarafından sağlanacağı netleşmelidir.

Jeneratör kapasitesinin nasıl değerlendirildiğini LED ekran için jeneratör kaç kVA olmalı? yazısında anlattık. Elektrik bağlantıları yetkili ekip tarafından yapılmalıdır.

6. Görüntü Kaynakları ve Kontrol

Etkinlikte ekrana neyin, nereden gönderileceği kontrol ekipmanını ve operatör ihtiyacını belirler:

• Kaç bilgisayar veya görüntü kaynağı bağlanacak?

• Kaynaklar arasında geçiş yapılacak mı?

• Canlı kamera görüntüsü ekrana verilecek mi?

• Etkinlik canlı yayınlanacak veya kameraya çekilecek mi?

• Ekranın bir bölümünde sunum, diğer bölümünde kamera görüntüsü gibi bölünmüş görüntü gerekiyor mu?

• Kaynaklar ekrandan ne kadar uzakta?

Etkinlik kameraya çekilecekse, ekranın kamera görüntüsünde çizgi veya dalgalanma oluşturmaması için ekranın yenileme özellikleri ve kamera ayarları önceden konuşulmalıdır.

7. İçerik

• İçeriği kim hazırlayacak?

• İçerik ekranın gerçek çözünürlüğünde mi hazırlanacak?

• Dosyalar ne zaman ve hangi formatta teslim edilecek?

• Prova ne zaman yapılacak?

• Etkinlik sırasında içerik değişikliği olacak mı?

İçerik standart bir 1920 × 1080 dosya olarak hazırlanırsa, ekranın gerçek oranına göre kırpılabilir veya kenarlarda boşluk kalabilir. İçerik hazırlığının genel akışını LED ekranınız var ama içeriğiniz yok: tasarım ve yayın süreci nasıl ilerler? yazısında anlattık.

8. Teknik Personel

• Kurulum, test ve söküm ekibi

• Etkinlik boyunca ekranı yönetecek bir operatör gerekiyor mu?

• Arıza durumunda yerinde müdahale edecek kimse olacak mı?

• Yedek kabin veya modül etkinlik alanında bulunacak mı?

Teklifte Ayrı Yazılması Gereken Kalemler

Operatör, kamera çekimi, ses sistemi, taşıyıcı ve jeneratör otomatik olarak dahil değildir; hangi kalemlerin sağlanacağı ve kimden temin edileceği teklif üzerinde ayrıca netleştirilir.

Bu kalemler ayrı yazıldığında, farklı firmalardan gelen teklifler aynı kapsam üzerinden karşılaştırılabilir.

Sorumlulukları Netleştirin

• Hasar: Etkinlik sırasında ekrana gelebilecek hasardan kim sorumlu? Sigorta var mı?

• İptal ve erteleme: Etkinlik iptal edilir veya ertelenirse koşullar neler?

• Hava koşulları: Dış mekan etkinliğinde yağmur veya fırtına durumunda ekran nasıl korunacak, kurulumdan kim vazgeçebilir?

• Arıza: Etkinlik sırasında ekranın bir bölümü arızalanırsa müdahale süresi ne olacak?

Kiralama Teklifi Hazırlık Listesi

• Etkinlik tarihi, kurulum, prova ve söküm saatleri

• Mekan adresi, türü, erişim ve yükleme koşulları

• Ekranın konacağı alanın fotoğrafları ve ölçüleri

• Hedef ekran ölçüsü ve izleme mesafesi

• Montaj şekli ve mekanın asma veya zemin koşulları

• Elektrik kapasitesi ve enerji noktası

• Görüntü kaynakları, kamera ve canlı yayın bilgisi

• İçerik sorumlusu, çözünürlük ve teslim tarihi

• Operatör ve teknik personel ihtiyacı

• Dış mekan için B planı

Kiralama mı, Satın Alma mı?

Tek seferlik etkinliklerde kiralama esneklik sağlar. Ekran ölçüsü etkinliğe göre seçilir, kurulum ve söküm ekip tarafından yapılır, ekran satın alma yatırımı gerekmez. Ancak yılda birden fazla etkinlik yapan ya da kendi salonu, showroom'u veya sahnesi olan kurumlar için her etkinlikte kiralama maliyeti tekrarlanır. Bu durumda kalıcı bir LED ekran da değerlendirilebilir.

Ekras Teknoloji hem etkinlikler için LED ekran kiralama hem de kalıcı LED ekran projeleri sunar. Bu sayede kullanım sıklığınıza göre iki seçeneği aynı kapsam üzerinden karşılaştırabilirsiniz. Etkinlik planlamasının diğer adımlarını etkinlik ve lansmanlarda LED ekran proje planlaması yazısında anlattık.

Sık Sorulan Sorular

LED ekran kiralama fiyatı neye göre belirlenir?

Genellikle ekran ölçüsü, model ve pixel pitch, kiralama gün sayısı, kurulum ve söküm koşulları, taşıyıcı sistem, kontrol ekipmanı, operatör ve nakliye birlikte belirler. Bu yüzden teklif isterken bu bilgilerin hazır olması ve tekliflerde ayrı satırlarda yazılması önemlidir.

Kiralık LED ekranın çözünürlüğü kaçtır?

Bu, kiralanan modelin kabin ölçüsüne ve kabin başına piksel sayısına bağlıdır. Örneğin 500 × 500 mm kabinlerle kurulan 4,5 × 2,5 m bir ekran, modele göre 1152 × 640 veya 1728 × 960 piksel olabilir. Gerçek çözünürlük teklifte yazılmalı, içerik buna göre hazırlanmalıdır.

Kurulum günü kiralama süresine dahil mi?

Bu, kiralama firmasının koşullarına bağlıdır. Kurulumun etkinlikten bir gün önce, sökümün etkinlik sonrasında yapılacağı durumlarda gün hesabının nasıl yapıldığı baştan sorulmalıdır.

Etkinlikte operatör gerekli mi?

Birden fazla görüntü kaynağı, canlı kamera, bölünmüş görüntü veya etkinlik sırasında içerik değişikliği varsa operatör genellikle gereklidir. Basit bir döngü içeriği oynatılacaksa operatör ihtiyacı daha düşük olabilir. Arıza anında müdahale edecek bir teknik personelin bulunup bulunmayacağı da netleştirilmelidir.

Ekras Teknoloji LED ekran kiralıyor mu?

Evet. Ekras Teknoloji lansman, toplantı, fuar ve benzeri etkinlikler için LED ekran kiralama hizmeti sunar. Etkinlik tarihini, mekanı, hedef ekran ölçüsünü ve kurulum koşullarını paylaşarak teklif isteyebilirsiniz. Ekran ölçüsü, montaj şekli ve içerik hazırlığı etkinliğinize göre birlikte planlanır.

Sonuç

LED ekran kiralama teklifi, ekran ölçüsünden çok daha fazla bilgiye dayanır. Tarih ve saatler, mekan koşulları, montaj şekli, elektrik, görüntü kaynakları, içerik ve teknik personel bilgileri teklif öncesinde hazırlandığında teklifler karşılaştırılabilir hale gelir. Kalemlerin ayrı yazılması ve sorumlulukların netleştirilmesi de etkinlik gününü sürprizlerden korur.

Ekras Teknoloji etkinlikleriniz için LED ekran kiralama hizmeti sunar. Bu yazıdaki bilgileri paylaştığınızda ekran ölçüsünü, kurulum planını ve teklif kapsamını etkinliğinize göre birlikte netleştirebiliriz. Etkinlik içeriklerinizi de ekranın gerçek piksel ölçüsüne göre LED ekran içerik tasarımı hizmetimizle hazırlayabiliriz. Düzenli etkinlik yapıyorsanız, kalıcı ekran seçeneğini de aynı görüşmede değerlendirebiliriz.

Ankara’daki projeniz için alan fotoğraflarını, hedef ölçüyü ve kullanım senaryosunu paylaşabilirsiniz. Keşif, ekipman ve teslim kapsamı gerçek saha koşulları ve teklif üzerinden netleştirilir.